Welche Tools brauche ich als Selbständige wirklich?

Du hast drei Tabs offen: zwei Vergleiche von Planungstools und ein Video mit dem Titel «Die zehn besten Apps für Selbständige». Eine Stunde später tippst du deine Idee für morgen in die Notizen-App, wie letzte Woche auch. Gewonnen hat wieder die App, die gar nicht im Vergleich stand. 😄

Beim dritten Tab hast du kurz gedacht: «Das hier könnte es endlich sein.» Denselben Satz hast du beim letzten Tool auch gedacht, und das liegt jetzt irgendwo zwischen deinen Lesezeichen.

Ich kenne diese Tabs gut. Ich war jahrelang ein Tool-Nerd und habe jedes Ding ausprobiert, das mir versprochen hat, irgendwas leichter zu machen. Im Juli 2026 sass ich dann vor meiner Abo-Liste und habe gemerkt, dass ich die meisten davon schon lange nicht mehr aufmache.

In diesem Artikel bekommst du drei Fragen, die du jedem neuen Tool stellen kannst. Dazu mein echtes Set, Stand Oktober 2026, und was ich wieder abgeschafft habe.

Welche Frage steckt hinter der Tool-Frage?

Wenn ich mit Frauen auf ihre Tool-Liste schaue, landen wir oft bei einer ganz anderen Frage. Wofür brauche ich das überhaupt, und was darf ich weglassen?

Ein neues Tool fühlt sich wie Arbeit an. Du vergleichst, richtest ein, schaust ein Tutorial, und am Abend hast du das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Draussen ist dabei noch nichts, weder ein Beitrag noch eine Nachricht an eine Kundin.

Diesen Nachmittag habe ich in meinem Artikel über fünf Stunden am Tool und null Sichtbarkeit beschrieben. Das Tool kommt dort erst als vierter Schritt, nach Botschaft, Kanal und Zeitfenster.

Ich finde, ein Tool muss zu deinem Alltag passen, und nicht dein Alltag zum Tool.

Drei Fragen, bevor du ein neues Tool abonnierst

Bevor bei mir ein neues Werkzeug bleiben darf, muss es drei Fragen bestehen.

1. Welche Aufgabe nimmt es mir wirklich ab? Gemeint ist die Aufgabe, die du diese Woche damit erledigst, nicht alles, was das Tool theoretisch kann. Wenn du sie nicht in einem Satz sagen kannst, darf das Tool noch warten.
2. Nutze ich es nächste Woche noch, oder nur heute, weil es neu ist? Neues macht Spass, und darum ist der erste Tag kein guter Tag für eine Entscheidung. Nimm dir eine echte Aufgabe vor und schau nach einer Woche, ob du es von selbst wieder öffnest.
3. Ersetzt es etwas, oder kommt es einfach dazu? Jedes Tool will gepflegt werden, mit Login, Updates und einem Platz in deinem Kopf. Wenn das Neue nichts Altes ablöst, liegen deine Ideen am Ende an zwei Orten, und du suchst in beiden.

Wenn eine der drei Antworten wackelt, lass das Tool im Tab. Und dann mach den Tab zu.

Was nutze ich heute wirklich, Stand Oktober 2026?

Damit du siehst, wie das bei mir aussieht, hier mein echtes Set. Es ist meins und kein Rezept für dich, dazu weiter unten mehr.

• Notion ist mein Gedächtnis. Dort liegen meine Ideen, mein Content-Plan, mein Business-Tagebuch und meine Angebote, also alles, was ich sonst in fünf Apps suchen würde.
• Claude ist meine rechte Hand. Ich denke laut, und Claude arbeitet am Material und an meinem System: baut Bilder, plant ein, prüft, sortiert und legt ab. Dafür zahle ich ein KI-Abo.
• ChatGPT schreibt seit Oktober meine Post-Texte. Ich gebe ihm Bild, Fakten und Stichwort, und zurück kommt ein Text, der klingt, wie ich mit dir reden würde. Daneben bleibt ChatGPT meine zweite Meinung.
• Metricool plant meine Beiträge für mehrere Kanäle im Voraus, damit ich nicht jeden Tag in jede App muss.
• WordPress trägt meine Webseite und meinen Blog. Dort landen die Frauen, die mich über Google oder Pinterest finden.
• Tentary ist meine Kasse (Werbung: Empfehlungslink). Shop, Bezahlung, Rechnungen und Mails laufen dort, einen eigenen Mail-Anbieter brauche ich deshalb nicht.
• Google Drive ist mein Zwischenspeicher. Bilder und Videos liegen dort, bevor sie in Metricool eingeplant werden, und über einen geteilten Ordner tauschen Claude und ChatGPT ihre Übergaben aus.
• Zoom, Telegram und WhatsApp Business sind für die Gespräche. Kennenlernen und Calls laufen über Zoom, die Begleitung zwischen den Calls über Telegram. Über WhatsApp bin ich erreichbar und zeige im Status, was gerade läuft.
• Claude und Edits brauche ich für Videos. Claude schneidet mir meine Sprechvideos, Pausen raus, Untertitel drauf, und in Edits am Handy mache ich den Rest. Suno und Leonardo nutze ich für meine Songvideos: die Songtexte schreibe ich selbst, Suno baut die Melodie, Leonardo die Bilder dazu.

Fast jedes dieser Tools hat eine Gratis-Version zum Testen. Wie mein Alltag mit der KI im Detail aussieht, steht in meinem KI-Workflow im Alltag.

Was habe ich wieder abgeschafft?

Im Juli habe ich mir meine Abo-Liste vorgenommen und fast alles gekündigt. Eine Kündigung nach der anderen, und im Postfach kamen die Bestätigungen rein. Geblieben ist, ohne was mein Workflow nicht läuft. Heute sind das Claude, Notion, Metricool, Tentary und WordPress.

Was mich am meisten überrascht hat: Es ging gar nicht ums Geld. Es war einfach leiser im Kopf, als hätte jemand fünfzehn Tabs zugemacht, die die ganze Zeit im Hintergrund mitgelaufen sind.

• Tailwind habe ich lange für Pinterest genutzt und im Juli gekündigt. Meine Pins laufen heute über mein eigenes System.
• Canva war lange mein Bildprogramm. Das Abo habe ich gekündigt, weil mir Claude Kacheln und Pins direkt in meinen Farben baut. Leonardo, das ich für Illustrationen hatte, brauche ich nur noch für meine Songvideos.
• ChatGPT hatte ich ebenfalls gekündigt. Im August habe ich es wieder reingeholt, auch wegen meiner Kundinnen: Viele von ihnen arbeiten mit ChatGPT, und ich will wissen, wie es sich dort anfühlt, wenn ich sie begleite. Heute schreibt es meinen Newsletter und ist meine zweite Meinung, und Claude kümmert sich um alles rundherum.

Abschaffen heisst bei mir also nicht, nie wieder etwas Neues anzufangen. Es heisst, dass jedes Tool seinen Platz begründen muss, auch das, das zurückkommt.

Und manchmal liegt das Problem gar nicht im Tool, sondern im Ort. Wenn dir auf einem Kanal partout nichts einfällt, hilft dir kein neues Planungstool. Das habe ich in «Auf dieser Plattform fällt mir einfach nichts ein» aufgeschrieben.

Warum mein Set nicht deins sein muss

Vor Kurzem sass ich im beefem-Café, einer Community für selbständige Frauen, und ein Satz ist bei mir hängengeblieben. «Es braucht nicht für jede alles. Es kommt darauf an, wo du stehst, was dir liegt, was du machen willst.»

Darum ist mein Set kein Massstab für deins. Ich bin auf mehreren Kanälen sichtbar, verkaufe digitale Produkte und schreibe einen Blog. Wenn bei dir vieles davon nicht zutrifft, brauchst du auch vieles davon nicht.

• Wenn du nur auf Instagram bist, planst du direkt dort. Ein zusätzliches Planungstool brauchst du dafür nicht.
• Wenn du am Anfang stehst und das Geld knapp ist, reichen die Gratis-Versionen, bis dir etwas Bestimmtes fehlt. Dann weisst du auch, wofür du zahlst.
• Wenn du vor allem schreibst, brauchst du kein Bildprogramm im Abo.
• Wenn du schon eine Webseite mit einem anderen Baukasten hast, musst du deswegen nicht umziehen.

Meine Erfahrung ist eine von vielen. Sie zeigt dir, wie es bei einer Frau läuft, die gern baut und viele Kanäle bespielt. Was bei dir trägt, findest du nur an deinem eigenen Alltag heraus.

Die eine Entscheidung, die alles verändert

Bevor du Notion öffnest, entscheide drei Dinge in dieser Reihenfolge:

1. Botschaft: Was will ich konkret sagen? In einem Satz.
2. Kanal: Wo gehört das hin? Blog, Newsletter, LinkedIn, alles drei?
3. Zeitfenster: Wann habe ich diese Woche 30 Minuten dafür?

Erst dann öffnest du das Tool. Das Tool ist Schritt vier, nicht Schritt eins. Wer diese Reihenfolge dreht, verliert Stunden im Drumherum.

Womit kannst du heute anfangen?

Du brauchst dafür zehn Minuten und die Abo-Übersicht in deinem Handy oder deine letzte Kreditkartenabrechnung.

1. Schreib alle Tools auf, für die du zahlst oder bei denen du ein Konto hast, das du regelmässig öffnest.
2. Stell jedem die drei Fragen. Für jedes klare Ja gibt es ein Häkchen.
3. Nimm das Tool mit den wenigsten Häkchen und kündige es. Oder lass es eine Woche lang zu und schau, ob es dir überhaupt fehlt.

Das ist alles. Danach merkst du vielleicht dasselbe wie ich im Juli: Es wird ein bisschen leiser im Kopf.

Welche Unterstützung passt zu dir?

Manchmal reicht ein Quiz, manchmal hilft es mehr, wenn ein Mensch mit draufschaut. So findest du die Tür, die zu dir passt.

• Du willst regelmässig jemanden zum Reden und Sortieren? Dann komm in den Hafen. Du kannst einfach kommen, der Rest ergibt sich mit der Zeit, und du fängst nicht jede Woche wieder bei null an. Wenn wir uns schon kennen, gibt es zusätzlich den Hosentaschensupport: zwei Wochen, in denen du mir schickst, was klemmt, und nicht allein suchst.
• Du brauchst Hilfe bei KI, Abläufen und Tools? Fang mit dem kostenlosen Tool-Check an, danach weisst du, was du weglassen kannst. Dann passt das KI-System, damit du nicht jeden Morgen bei null anfängst. Oder der Hafen mit seiner Technikrunde am Montag.
• Du hast eine einzelne Frage, die du gezielt lösen willst? In der Power Hour bekommst du in sechzig Minuten eine klare Antwort und einen Schritt. Geht die Frage tiefer, gehst du aus der Klartext-Session mit einem klaren nächsten Schritt raus.
• Du stehst am Anfang, und dir ist alles zu viel? Dann ist die 1:1-Begleitung deine Tür, Monat für Monat. Nach dem ersten Monat öffnest du am Montag deinen Laptop und weisst, wo du weitermachst. Und wenn du unsicher bist, schreibst du mir, statt drei Tage zu grübeln.

Füchsische Grüsse, Diana 🦊