Mein KI-Workflow im Alltag: was ich abgebe und was nie

Du sitzt am Sonntagabend am Küchentisch und schreibst den Beitrag für morgen, und die Nachricht der Frau, die dir am Donnerstag so eine gute Frage gestellt hat, wartet seit drei Tagen auf deine Antwort. Der Beitrag bekommt deinen Abend, und die Frau, aus der eine Kundin werden könnte, bekommt den Rest.

So lief es bei mir lange auch. Ich habe viel Zeit in Content gesteckt, und für die Gespräche blieb, was übrig war. Heute ist es umgekehrt, und das liegt nicht daran, dass ich schneller tippe. Meine KI erledigt die Woche über einen grossen Teil der Arbeit rund um meine Beiträge, und ich habe die Stunden zurück, in denen ich mit Menschen rede.

In diesem Artikel zeige ich dir meinen echten Alltag, Stand Oktober 2026: was die KI für mich macht, was ich halb abgebe und was nie. Und wo sie schon richtig Mist gebaut hat, denn das gehört dazu.

Wie sieht ein normaler Arbeitstag mit KI bei mir aus?

Bevor ich mich an den Laptop setze, ist um halb acht schon ein Durchgang gelaufen. Die KI schaut nach, was seit gestern rausgegangen ist, wo jemand auf eine Antwort wartet, was heute fällig ist und wo etwas nicht zusammenpasst. Dazu bekomme ich jeden Morgen eine kurze Seite mit zwei Teilen: was gestern war und was noch offen ist.

Mein Tag fängt damit an, dass ich lese, was die KI schon zusammengetragen hat: was heute rausgeht, was offen ist und was nur ich machen kann. Erst dann öffne ich LinkedIn.

Werktags um Viertel vor neun kommt eine zweite, ganz kurze Liste. Darauf steht nur, was ausschliesslich ich von Hand tun kann, höchstens fünf Punkte, das Wichtigste zuerst. Ein Häkchen bei LinkedIn setzen, eine Datei hochladen, eine Frage entscheiden. Alles andere ist dort gar nicht erst drauf, und genau das macht die Liste so angenehm.

Abends um halb neun läuft der Gegenlauf. Die KI prüft, was heute wirklich draussen ist, und trägt es in mein Notion nach. Dieser Lauf ist entstanden, weil ein Artikel von mir dreimal in einer Woche live auf der Webseite stand und in meiner Übersicht noch als Entwurf. Ein Abgleich am Morgen kann den Tag eben nicht sehen.

Dazu kommen ein paar feste Wochentage. Freitags bekomme ich einen Rückblick auf die Woche, samstags Vorschläge für die nächste, sonntags liegt der Entwurf für meinen Montags-Impuls bereit, und am Sonntagabend wird aufgeschrieben, was auf meinem Rechner wo liegt. Wenn du schon einmal eine Datei dreimal neu gebaut hast, weil du die erste nicht mehr gefunden hast, weisst du, warum mir das wichtig ist.

Mein Desktop sah lange aus wie bei vielen: Screenshots, Downloads, lose Dateien, die ich «später» einsortieren wollte. Heute räumt einmal pro Woche ein fester Durchgang Desktop und Downloads auf und sortiert alles in einen Ordner ein. Gelöscht wird dabei nichts. Was weg könnte, landet in einem eigenen Ordner und wartet, bis ich es mir angeschaut habe. Meine Fotos in der Fotos-App fasst die KI gar nicht an, die liest sie nur.

Was gebe ich ganz ab, was halb, was nie?

Ganz abgegeben habe ich alles, was mit Einplanen, Bauen und Kontrollieren zu tun hat. Meine Beiträge für LinkedIn, Instagram, Pinterest und YouTube plant die KI in Metricool ein, das ist ein Kalender für alle Kanäle auf einmal. Kacheln, Pins und Story-Bilder baut sie per Code aus meinen Sätzen und Fotos, sogar kurze Videos. Sie prüft, ob etwas wirklich rausgegangen ist, hält meine Ablage in Ordnung und wertet aus: Calls, Kommentare, Umfragen, Statistiken, meine eigene Webseite.

Halb abgegeben sind die Texte. Beiträge, Kommentare und Antworten auf Nachrichten lasse ich mir ausformulieren, aber aus meinen eigenen Gedanken. Meistens spreche ich sie ein, statt zu tippen, als Diktat oder wie eine Sprachnachricht. Ich sag, was ich denke, die KI macht daraus einen Satz in meiner Stimme. Weil sie meinen Kontext kennt, muss ich selten noch etwas ändern. Und raus geht trotzdem nur, was ich freigegeben habe.

Was ich nicht abgebe, ist das Gespräch selbst. Ich lese, was jemand schreibt, entscheide, was ich antworten will, und schicke es selbst ab. Meine Calls und Kennenlerngespräche führe ich selbst, die KI kommt erst danach dazu, wenn es ums Auswerten geht.

Das ist für mich der ganze Sinn der Sache. Meine Beiträge sorgen dafür, dass mich jemand überhaupt findet. Kundinnen entstehen bei mir aber fast nie durch einen Beitrag, sondern in einer Nachricht oder in einem Gespräch. Wenn ich die Wahl habe, stecke ich die gewonnene Stunde dorthin.

Wie viel Zeit spare ich wirklich, und wofür nutze ich sie?

Eine Stoppuhr habe ich nicht mitlaufen lassen, darum nenne ich dir nur, was ich selbst festgehalten habe. In einem früheren Artikel habe ich geschrieben, dass mich mein System vom 5-Stunden-Wahn auf 30 bis 60 Minuten pro Beitrag gebracht hat. Inzwischen steht mein Content über einen Monat im Voraus im Kalender.

Was das im Alltag heisst, habe ich vor ein paar Wochen gemerkt. In den zwei Wochen, in denen ich so viel Zeit mit meiner Familie verbracht habe wie lange nicht, stand ich in einer meiner Communitys in der Rangliste der letzten sieben Tage auf Platz eins. Mein Content lief geplant von allein, und die Zeit, die dadurch frei wurde, habe ich in Gespräche gesteckt. In diesen Wochen ist in Gesprächen mehr entstanden als durch jeden Post.

Ehrlich gesagt hatte ich auf manchen Kanälen in dieser Zeit weniger Reaktionen. Ich war trotzdem sichtbar, obwohl ich viel weniger am Bildschirm sass, und das tausche ich gern.

Welche Werkzeuge brauche ich, und welche flogen raus?

Mein Hintergrundsystem besteht aus wenigen Teilen, die miteinander reden. Ich erkläre sie dir so, wie ich sie einer Freundin erklären würde.

• Notion ist mein Gedächtnis. Dort liegen meine Content-Übersicht, mein Business-Tagebuch, meine Angebote und ein Themenplan, damit ich nicht dreimal dasselbe erzähle.
• Das Business-Tagebuch ist mein Rohstofflager. Wenn ich der KI einen Moment, eine Beobachtung oder einen Satz erzähle, oft einfach eingesprochen, erkennt sie das und fragt, ob sie ihn eintragen soll. Eingetragen wird erst nach meinem Ja, und daraus werden später Beiträge.
• Claude arbeitet bei mir vor allem direkt am Mac, das heisst Claude Code: die KI hat Zugriff auf meinen Arbeitsordner, statt dass ich ihr alles in einen Chat kopiere. Manchmal nutze ich Claude im Browser, zum Beispiel für LinkedIn-Kommentare.
• Im Arbeitsordner liegen die Zettel, die alles zusammenhalten: Übergabezettel von jeder Sitzung, eine Datei «Stand jetzt» und eine Liste aller Entscheidungen. Wer bei mir eine Regel aufstellt, trägt sie dort ein, damit nichts verloren geht. Wie das zusammenspielt, erkläre ich weiter unten.
• Fertige Anleitungen für alles, was sich wiederholt: Blogartikel, LinkedIn-Post, Newsletter, Zitatkachel, Pins. Im KI-Jargon heissen sie Skills. Ich muss nicht jedes Mal neu erklären, wie ich es haben will.
• Direkte Verbindungen zu Notion, Metricool, WordPress und Google Drive. Technisch läuft das über Schnittstellen (API und MCP sind die Fachwörter dafür), im Alltag heisst es: die KI liest und schreibt dort selbst, und ich kopiere nichts hin und her. Dazu kommen ein paar Browsererweiterungen.
• Metricool plant alle Kanäle.
• WordPress trägt meine Webseite und den Blog, dort landen die Leserinnen von Pinterest und Google.
• Tentary ist meine Kasse. Meine Webseite erklärt, Tentary kassiert. Der Link ist mein Empfehlungslink: Wenn du dir darüber einen eigenen Shop anlegst, mache ich dafür gerne Werbung.
• ChatGPT ist meine zweite Meinung. Die beiden KIs tauschen sich über einen Briefkasten in meinem Google Drive aus und bleiben bewusst getrennt, damit ich zwei unabhängige Fassungen vergleichen kann.

Rausgeflogen ist Canva, das nutze ich heute kaum noch, und Tailwind für Pinterest habe ich früher selbst genutzt und brauche es nicht mehr.

Wie bleibt der Text meiner?

Durch die Liste mit den Entscheidungen. Jede Regel, die ich der KI einmal sage, steht dort mit Datum: Schweizer ss, keine Gedankenstriche, nur der Fuchs als Emoji, keine leeren Floskeln. Vor jedem Text liest die KI diese Regeln, und wenn ich etwas korrigiere, kommt eine Zeile dazu. So muss ich nicht jede Woche dasselbe sagen.

Angefangen hat das ganz klein. Wie ich mit dem Aufschreiben meiner eigenen Stimme begonnen habe, steht in meiner Aufbau-Geschichte, und wie das System in Notion entstanden ist, in diesem Artikel. Wenn du gerade merkst, dass sich dein Schreiben mit KI verändert, passt dieser Text dazu.

Die KI darf schneller sein als ich, lauter nicht.

Gestern, heute, morgen: woher die KI jeden Morgen weiss, wo wir stehen

Das Wichtigste an meinem System ist eine ganz einfache Ordnung in drei Zeiten. Stell dir drei Schubladen vor.

• Gestern: was war und was gesagt wurde. Die Übergabezettel jeder Sitzung, das Archiv und mein Business-Tagebuch.
• Heute: was gerade gilt. Die Datei «Stand jetzt» und die Liste mit den Entscheidungen.
• Morgen: was kommt. Der Plan in Metricool, mein Content-Plan und die festen Erinnerungen, die zu ihrer Zeit von allein laufen.

Jeden Morgen schaut die KI zuerst in die mittlere Schublade, dann weiss sie, wo wir stehen. Ich muss nicht jedes Mal von vorn erklären, was letzte Woche entschieden wurde, und sie schlägt mir nichts vor, das wir längst verworfen haben. Wenn eine Schublade fehlt, merkst du es schnell: ohne «gestern» erzählst du alles dreimal, ohne «heute» gilt mal die alte, mal die neue Regel, ohne «morgen» wird jeder Tag zur Feuerwehrübung.

Wie behalte ich den Überblick über Wochen voller Beiträge?

Mit ein paar Abläufen, die du dir auch ohne KI abschauen kannst.

Metricool oder Tagesordner, je nach Kanal. Was sich automatisch planen lässt, liegt in Metricool und geht von allein raus. Was ich von Hand posten muss, liegt im Tagesordner: ein Ordner pro Posttag mit allem drin und einem Zettel mit der Reihenfolge. Ich öffne einen Ordner und muss nicht suchen.

Ein Gedanke läuft als Welle. Er startet am Donnerstag auf LinkedIn, kommt am Sonntag auf Instagram, gleich danach als Story-Kette und am Montag im Newsletter. Ein Gedanke über vier Kanäle, statt vier Gedanken, die nichts voneinander wissen.

Stichwort statt Link. Der letzte Story-Frame bittet um eine Nachricht mit einem Wort, zum Beispiel «Schreib mir DONNERSTAG». Für jedes Stichwort liegt auf einem Spickzettel schon eine erste Antwort bereit, bevor die Story läuft. Wer schreibt, bekommt keine Seite, sondern ein Gespräch.

Pinterest mindestens acht Wochen vor der Saison. Pins für Advent und Weihnachten gehen bei mir ab Anfang Oktober raus, die zum Jahreswechsel ab Anfang November.

Wo hat meine KI Mist gebaut, und was darf sie seither nicht mehr?

Mehr als einmal. Zwei Fälle aus der letzten Zeit.

Die KI hatte einen ganzen Schwung Pins mit dem Text «KI-generiert» in der Beschreibung eingeplant, statt das kleine runde AI-Zeichen ins Bild zu setzen, das ich dafür will. Gemerkt habe ich es selbst. Seither gilt: gekennzeichnet wird nur noch mit dem AI-Zeichen, und die Regel steht in der Liste.

Und Anfang Oktober hat mich eine Plattform vor ungewöhnlichem Datenverkehr gewarnt, weil die KI dort zu viel automatisch nachgesehen hatte. Das kann überall passieren, wo automatische Zugriffe auffallen. Seither gilt: Kommentare im Browser ja, auf meine Ansage und sparsam, Durchklicken und Auslesen nein.

Passiert ist beides trotzdem. Aufgefallen ist es, weil ich hinschaue. Darum bleibt mein Grundsatz: raus geht nur, was ich freigegeben habe.

Und angefangen hat das alles mit einem Witz. Am 1. April habe ich geschrieben, dass ich die Umsetzung ab jetzt einem FuxBot übergebe, der dein Problem in 0,3 Sekunden analysiert und einen 47-Punkte-Plan liefert. Der Aprilscherz ist ein halbes Jahr alt. Was als Scherz begann, läuft heute wirklich jeden Tag, nur ohne 47-Punkte-Plan.

Womit fängst du an?

Nicht mit dem ganzen System. Wenn du heute nach Feierabend noch eine halbe Stunde hast, reicht das für den Anfang.

1. Schreib deine Morgenliste. Was kannst nur du tun? Alles andere ist ein Kandidat zum Abgeben.
2. Leg einen Ort für deine Entscheidungen an. Eine einzige Notiz, in der jede Regel mit Datum steht. Die liest dann auch deine KI.
3. Gib eine Sache ab, die dich jede Woche Zeit kostet. Bei den meisten ist das das Einplanen. Die gewonnene Zeit steckst du in eine Nachricht an eine Frau, der du schon lange antworten wolltest.

Das ist alles. Wenn du wissen willst, warum ein fester Ort fürs Weitermachen schon die halbe Miete ist, lies diesen Artikel.

Füchsische Grüsse, Diana 🦊